Privacybeleid en gegevensverwerking

1. Welke gegevens verwerken wij?

Voor het faciliteren van gerichte event-matchmaking verwerken wij uitsluitend de noodzakelijke gegevens:

• Identificatie: Naam, e-mailadres, organisatienaam en functietitel.
• Matchmaking Context: Senioriteitsniveau, sector, doelgroep-interesses en actuele kennisvragen.
• Event Activiteit: Aanwezigheidsstatus bij check-in, tafeltoewijzingen en double opt-in feedback scores.
• Herkenningssleutel: Een versleutelde weergave van je e-mailadres, waarmee wij je terugkennen als je opnieuw deelneemt aan een bijeenkomst van dezelfde organisatie. Zie punt 3.
• Bedrijfsinformatie van de website van je werkgever: meld je je aan met een zakelijk e-mailadres, dan lezen wij de openbare homepage en hooguit twee andere pagina's (zoals ‘over ons’ en ‘vacatures’) van het domein van dat adres, zodra de organisator de AI-verrijking voor het event aanzet. Een AI-model leidt daaruit af wat je organisatie aanbiedt en, alleen als de website dat zegt, wat zij zoekt. Die inschatting koppelen wij aan je deelname; alleen de organisator ziet haar. Van privé-adressen, zoals gmail, lezen wij niets.

Wie ons daarbij helpt. De websitepagina's halen wij zelf op, vanaf onze eigen server; daar komt geen andere partij aan te pas. Voor de AI-inschatting gebruiken wij Groq, dat in de Verenigde Staten verwerkt op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Naar Groq gaan geen namen of e-mailadressen, alleen de websitetekst, de bedrijfsnaam, de branche en functietitels.

Betalingen door organisaties. Deelnemers betalen niets via CohesIQ en worden niet aan een betaaldienst doorgegeven. Organisaties die hun pakket online afrekenen, betalen via Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Ierland). Stripe ontvangt daarvoor de naam, het e-mailadres, het factuuradres, het btw-nummer en de betaalgegevens die de beheerder in het betaalformulier invult, en gebruikt cookies en het IP-adres om fraude te voorkomen. Voor die fraudecontrole en voor de wettelijke verplichtingen rond betalingen is Stripe zelf verantwoordelijk. Wij bewaren alleen de klant- en abonnementsnummers van Stripe, nooit betaalgegevens.

2. Doeleinden van de verwerking

De matchmaking zelf vindt plaats op basis van de uitvoering van de overeenkomst met de eventorganisator. Voor de analyse over meerdere bijeenkomsten heen (het laatste punt hieronder) geldt het gerechtvaardigd belang van die organisatie; punt 3 licht dat toe.

• Het real-time berekenen van optimale tafelindelingen en 1-op-1 gespreksmatches.
• Het genereren van persoonlijke QR-badges voor het inchecken bij binnenkomst.
• Het faciliteren van discrete post-event introducties (double opt-in in de recapmail).
• Statistieken en synergie-analyses voor de organisator over het verloop van een bijeenkomst.
• Het onthouden met wie je op een eerdere bijeenkomst van dezelfde organisatie aan tafel zat, zodat je bij een volgende keer eerder iemand nieuws treft. Punt 3 licht toe wat wij daarvoor precies bewaren. Je kunt hiertegen bezwaar maken; zie punt 4.
• Een analyse per deelnemer voor de organisator van een doorlopende community: hoe vaak je aanwezig was en hoeveel wederzijdse matches dat opleverde. De organisator gebruikt dit om te zien of het lidmaatschap waarde oplevert en om leden gericht te helpen. Je kunt hiertegen bezwaar maken; zie punt 4.
• Gesprekspartners voorstellen op basis van vraag en aanbod: wie iets zoekt, komt eerder aan tafel met iemand wiens organisatie dat levert. Dat gebruikt wat je zelf opgeeft bij het inchecken en, als de organisator dat aanzet, de inschatting uit de website van je werkgever. Je kunt hiertegen bezwaar maken; zie punt 4.

3. Bewaartermijnen, anonimisering en herkenning

Negentig dagen na een bijeenkomst wissen wij automatisch je naam, e-mailadres, bedrijfsnaam en LinkedIn-profiel uit de gegevens van dat evenement. Wat blijft staan is je activiteit tijdens die bijeenkomst zonder naam: aan welke tafels je zat en welke beoordelingen er zijn gegeven.

Daarnaast bewaren wij een herkenningssleutel. Dat is een versleutelde weergave van je e-mailadres, berekend met een geheime sleutel die alleen wij bezitten. Het e-mailadres zelf bewaren wij niet en is uit deze code niet terug te rekenen. Meld je je later opnieuw aan bij dezelfde organisatie, dan berekenen wij dezelfde code uit het adres dat je dan opgeeft en herkennen wij je daaraan.

Wij zeggen daarom bewust niet dat deze gegevens anoniem zijn. Omdat wij de koppeling bij een nieuwe aanmelding opnieuw kunnen leggen, gelden ze als gepseudonimiseerd en behandelen wij ze als persoonsgegeven, met alle rechten die daarbij horen.

Waarom wij dit doen. Zonder deze sleutel telt elke bijeenkomst opnieuw als een onbekende bezoeker en kan een vereniging of business club niet zien wat het lidmaatschap over de tijd oplevert. De grondslag is het gerechtvaardigd belang van de organisatie bij het beoordelen en verbeteren van haar programma (AVG artikel 6 lid 1 sub f). Je kunt hiertegen bezwaar maken; zie punt 4.

Hoe lang. De herkenningssleutel blijft bestaan zolang de organisatie gebruikmaakt van CohesIQ. Hij verdwijnt zodra je daarom vraagt, en zodra de organisatie haar gegevens bij ons laat verwijderen.

Gescheiden per organisatie. Wij houden je deelnames per organisatie apart bij. Ben je lid van twee clubs die allebei CohesIQ gebruiken, dan worden die twee geschiedenissen niet samengevoegd en stellen wij daar geen gezamenlijk profiel uit samen.

Wie je al gesproken hebt. Met dezelfde herkenningssleutel onthouden wij aan welke tafels je zat op eerdere bijeenkomsten van dezelfde organisatie, en dus met wie je toen in gesprek bent geweest. Bij een volgende bijeenkomst weegt dat mee in de indeling: het systeem koppelt je bij voorkeur aan iemand die je nog niet kent. Hoe langer geleden een ontmoeting was, hoe lichter die meeweegt; na ruim een jaar is het effect klein. Wij bewaren hiervoor geen gespreksinhoud en geen oordeel over de ander — alleen dát jullie aan dezelfde tafel zaten en wanneer.

Bezwaar werkt hier ook. Maak je bezwaar tegen profilering, dan doet jouw geschiedenis niet mee in deze afweging. Het gevolg is dat je vaker opnieuw naast iemand kunt belanden die je al kent; dat is de keerzijde van die keuze.

4. Jouw rechten (AVG, artikel 15 tot en met 22)

Elke deelnemer heeft recht op inzage, correctie of volledige verwijdering van zijn of haar persoonsgegevens. Een verzoek kan te allen tijde worden ingediend via privacy@cohesiq.nl en wordt binnen 5 werkdagen verwerkt.

Inzage en verwijdering na de bewaartermijn. Ook wanneer je naam en adres al gewist zijn, kunnen wij je gegevens terugvinden: geef je e-mailadres op, dan berekenen wij daarmee dezelfde herkenningssleutel, en tonen of wissen wij alles wat daaraan hangt. Het adres dat je in zo'n verzoek opgeeft, gebruiken wij uitsluitend daarvoor.

Bezwaar tegen profilering (AVG artikel 21). Je kunt bezwaar maken tegen de analyse van je deelname. Wij beoordelen je dan niet meer en je verschijnt niet in de ledenanalyse van de organisator. Ook lezen wij dan de website van je werkgever niet meer voor jou, en wissen wij de inschatting die er al stond; je wordt gematcht op wat je zelf opgaf. Je kunt gewoon aan bijeenkomsten blijven deelnemen. Dit kan via hetzelfde adres hierboven.